Organizamos e automatizamos os seus processos para destravar o crescimento da sua empresa.

A Kosmos entra na operação, entende como o trabalho acontece e estrutura o processo antes de automatizar. Porque automatizar do jeito que está só deixa o problema mais rápido.

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Já vimos essa operação antes

Você não precisa que ninguém explique o problema. Ele aparece todo dia, mais ou menos assim:

Toda manhã alguém monta a mesma planilha para saber o que aconteceu ontem.

Uma tarde por semana some só para juntar informação que já existe em dois sistemas diferentes.

O trabalho para na sua mesa esperando um "ok" que todo mundo sabe que é rotina.

Tem sempre uma exceção. Toda vez que alguém explica o processo, aparece um "mas quando é aquele caso, a gente faz diferente".

Quando a pessoa que sabe fazer falta, aquilo não anda.

Cada área te dá um número, e nenhuma te dá o quadro.

Nada disso é falta de esforço. O time trabalha, e trabalha muito. O problema é outro.

Automatizar o processo errado só deixa o erro mais rápido

A empresa cresceu e o processo não acompanhou. Quando era menor, funcionava: o jeito de fazer vivia na cabeça das pessoas, os sistemas não precisavam conversar e a planilha cobria o resto. Na escala de hoje, isso deixou de funcionar.

É aqui que quase todo mundo erra a solução.

Contratar mais gente

parece o caminho óbvio, mas aumenta justamente a operação que já é o gargalo, com custo que fica para sempre.

Automatizar do jeito que está

é o outro caminho óbvio, e sai mais caro do que parece. Uma automação construída sobre um processo que ninguém arrumou herda os defeitos dele: as exceções continuam existindo, agora dentro do sistema; o dado sujo continua sujo, só que mais rápido; e o que era um problema que alguém percebia vira um problema que roda sozinho.

Por isso a ordem importa: primeiro entender, depois estruturar, então automatizar.

Estruturação e automação de processos

São duas metades do mesmo trabalho, e nenhuma funciona sozinha.

Estruturar

é entender como o trabalho acontece de verdade, e não como o organograma diz que deveria, para então redesenhar o processo no tamanho que a empresa tem hoje. É também organizar o dado que esse processo usa: cadastro, base, as fontes que hoje se contradizem.

Automatizar

é fazer a máquina executar o que é repetitivo, com o processo já arrumado por baixo.

Estruturação sem automação

Você fica com um processo bonito no papel e a mesma equipe executando tudo na mão.

Automação sem estruturação

Você fica com a bagunça rodando mais rápido, e agora dentro de um sistema que ninguém entende direito.

A Kosmos conduz a sequência inteira, e acompanha a equipe até a nova rotina estar em operação.

Como funciona

Sem virar a mesa. Aproveitamos o que já existe e construímos só o que falta.

Começa com uma conversa, sem custo, para entender a sua operação.

01

Imersão

Entramos na operação e observamos como o trabalho acontece de fato. Sistemas, processos, papéis, as passagens entre as áreas e as exceções que ninguém documentou. Nada é alterado nessa fase. É levantamento.

02

Diagnóstico e desenho

Separamos o que é problema de processo, de dado, de sistema e de papel, porque cada um pede uma solução diferente. Depois desenhamos o estado futuro e a ordem do que muda, começando pelo que destrava mais rápido.

03

Estruturação de dados

Cadastro, base e fontes organizados no nível que a automação exige. É a etapa que ninguém vê e sem a qual nada do resto funciona direito.

04

Construção

Automações e integrações sob medida, construídas sempre que possível em camada independente das suas plataformas, de modo a sobreviver a uma eventual troca de ferramenta.

05

Adoção

Treinamento, documentação e acompanhamento da entrada em uso. A equipe precisa entender, confiar e conseguir operar o que foi construído.

Ao final, isto é o que existe na operação:

  • Processos redesenhados, com responsável e exceções definidas
  • Uma versão só da informação, em vez de um número por área
  • As tarefas repetitivas executadas por automação, com revisão humana onde importa
  • Os sistemas que você já tem, integrados entre si
  • Desenvolvimento próprio apenas onde a lacuna não se resolvia com o que existia
  • Documentação do que foi construído, e a equipe treinada para operar

IA e automação, cada uma no seu lugar

Toda operação tem dois tipos de trabalho, e usar a tecnologia errada em cada um custa caro.

O que é regra.

Um cálculo, uma validação, um dado que vai de um sistema para outro, uma conferência com critério fixo. Isso precisa dar sempre o mesmo resultado, então quem resolve é automação determinística, que executa exatamente como foi definido, todas as vezes.

O que é interpretação.

Ler um documento que chega diferente a cada vez, entender um pedido escrito em linguagem solta, classificar um caso, resumir uma troca de mensagens. Nenhuma regra fixa dá conta disso. É onde a IA trabalha bem.

O erro comum do mercado é colocar IA no lugar da regra. O sistema passa a errar num ponto em que a resposta deveria ser sempre a mesma, e erra em silêncio, até o problema aparecer do outro lado.

A IA interpreta e propõe. A regra executa e confere. O que é crítico passa por uma pessoa.

O que nos separa

A Kosmos costuma ser confundida com três tipos de fornecedor. Vale explicar onde está a diferença.

Não somos uma consultoria

Consultoria estuda a operação, entrega o relatório e vai embora. Aqui o entendimento é a primeira etapa do trabalho, não o produto final. O que se entrega é o processo funcionando.

Não somos um software pronto

Software padronizado pede que a sua operação se adapte a ele. Aqui o desenho parte da operação que existe, e o que a empresa já usa é aproveitado antes de se construir qualquer coisa nova.

Não somos uma software house

Software house constrói o que foi especificado. Aqui o trabalho começa antes disso, no entendimento do processo e na organização dos dados, e segue depois da entrega, no treinamento de quem vai usar. A automação é uma parte do projeto, não o projeto inteiro.

Para quem é

Para empresas com operação já complexa:

várias áreas que dependem umas das outras

sistemas que não conversam

transições críticas resolvidas por telefone, planilha paralela ou pela memória de quem está há mais tempo

processo que vive nas pessoas em vez de estar no sistema

Empresas que chegaram ao ponto em que a própria operação virou o freio, em que a próxima decisão do negócio, uma unidade nova, um canal novo, mais volume, não cabe no jeito atual de trabalhar.

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Guilherme Favaro, fundador da Kosmos

Guilherme Favaro

Fundador da Kosmos

São dez anos de carreira em dados, analytics e automação. A programação sempre foi a ferramenta de trabalho: transformar em código o que consumia horas de trabalho manual.

Fundei e fui CEO de uma agência de publicidade especializada em mídia, dados e automação. Foi ali que vivi esse problema por dentro, e onde ficou claro que automatizar, sozinho, não resolvia. Sem estruturar o processo antes, a automação apenas acelerava o que já estava desorganizado.

Criei a Kosmos para atacar exatamente isso. Desenhamos e executamos os projetos conhecendo a dor em primeira mão, com a bagagem técnica para resolvê-la.

Perguntas frequentes

Qual a diferença de automatizar com meu time de TI internamente?
A TI participa do projeto de qualquer forma, e o conhecimento que ela tem dos sistemas é parte do trabalho. A diferença está em dois pontos. O primeiro é prioridade: a TI existe para manter o que já está em operação, e um projeto de estruturação disputa espaço com chamado, incidente e o sistema que precisa continuar rodando hoje. O segundo é que estruturar processo é uma disciplina distinta de desenvolver software. Quando a etapa de entendimento não acontece, a ferramenta pode ficar tecnicamente correta e ainda assim mudar pouco a rotina, porque o processo por baixo permaneceu o mesmo.
Tentativas anteriores de melhorar a operação não trouxeram resultado. O que muda nessa abordagem?
Na maior parte dos casos, o que se atacou antes foi o sintoma, uma tarefa automatizada ou uma contratação a mais, e não a razão pela qual a operação trava. Entender essa razão antes de mexer costuma revelar um caminho que não estava à vista.
A operação da minha empresa tem muitas particularidades. Isso inviabiliza o projeto?
É o ponto de partida do trabalho. Não vendemos solução pronta justamente por isso. O método existe para separar o que precisa ser preservado, o que precisa mudar e o que realmente merece desenvolvimento próprio.
É necessário substituir os sistemas que a empresa já utiliza?
Não como regra. Aproveitamos o que já existe, integramos os sistemas atuais e construímos apenas o que falta. A substituição de um sistema só entra na conversa se ele for parte real do problema.
Como a inteligência artificial é utilizada nos projetos?
Onde o trabalho é interpretar: ler documentos que chegam em formatos diferentes, entender pedidos escritos em linguagem solta, classificar casos. Onde o resultado precisa ser sempre o mesmo, entra automação determinística. E o que é crítico passa por uma pessoa antes de virar decisão.
Como os dados da empresa são tratados durante o projeto?
Os dados são da empresa. O acesso fica restrito a quem trabalha no projeto e é definido em conjunto com a TI interna. Nada do que é da empresa é usado para treinar modelos de inteligência artificial. A relação é formalizada com acordo de confidencialidade antes do início dos trabalhos.
Como o investimento é definido?
Escopo e valor dependem da operação, e por isso não existe preço de tabela. Depois da conversa inicial, o projeto é desenhado para o seu caso e apresentado em um segundo encontro, já com escopo e investimento definidos.
Qual a duração de um projeto?
A duração depende do escopo e é apresentada junto com a proposta, nesse mesmo segundo encontro. A construção acontece por etapas, começando pelo que destrava mais rápido, de modo que a primeira mudança entre em operação antes do fim do projeto.

O primeiro passo é uma conversa

Uma conversa sobre a sua operação e sobre o que está travando o dia a dia da empresa. A partir dela avaliamos o encaixe com o que fazemos e, havendo encaixe, desenhamos o projeto para o seu caso.

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